Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre
CIRCULAR EXTERNA 305 DE 2016
(Noviembre 4)
Asunto: Por la cual se imparten instrucciones relativas a la adopción del sistema integral para la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, Siplaft
La directora del Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre, Coldeportes, procede a expedir la presente circular externa para impartir instrucciones que permitan la efectiva adopción del sistema integral para la prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, Siplaft, para los clubes con deportistas profesionales, dando cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 4º y 19 del Decreto 4183 de noviembre 3 de 2011 y a las obligaciones internacionales asumidas por Colombia.
El lavado de activos y/o la canalización de recursos para la realización o financiación de actividades terroristas se vincula al riesgo legal, de contagio, operativo y reputacional al que se exponen los clubes con deportistas profesionales supervisados por el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre (en adelante Coldeportes), con el consecuente impacto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad y la del sector en su conjunto, al poder ser utilizados, entre otros, para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dineros u otros bienes provenientes de actividades ilícitas o destinadas a ellas, o para dar apariencia de legalidad a los recursos generados de dichas actividades.
En este contexto, Coldeportes pretende que los clubes deportivos con deportistas profesionales, continúen la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT) e implementen un sistema integral para la prevención del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, Siplaft, con el fin de prevenir que sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos que provienen de actividades delictivas o que sean utilizadas para ocultar la procedencia de recursos que sean dirigidos finalmente hacia la realización de actividades terroristas.
En este sentido, la presente circular introduce los criterios y parámetros mínimos que los clubes deportivos con deportistas profesionales supervisados por Coldeportes deben tener en cuenta en el diseño, implementación y funcionamiento de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT.
Adicionalmente, la circular contiene directrices dirigidas a los socios, accionistas, revisores fiscales, administradores, oficiales de cumplimiento y todas las personas naturales o jurídicas que hacen parte de los clubes con deportistas profesionales, y la determinación de los criterios técnicos y jurídicos que deben cumplir las empresas vigiladas sobre la manera como deben administrar los riesgos de LA/FT inherentes en sus actividades.
Por último, corresponde a estas entidades diseñar e implementar el Siplaft, de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en la presente circular y de conformidad con los estándares internacionales que existen sobre la materia, especialmente los proferidos por el Gafi (1) , el Gafilat (2) y adaptando las normas regulatorias que el Gobierno Nacional ha expedido sobre este componente, en especial las leyes 526 de 1999, 1121 de 2006, 1186 de 2009 y las leyes que regulan el derecho deportivo en Colombia. El Siplaft debe abarcar todas las actividades que realizan los agentes supervisados en desarrollo de su objeto social y deberá prever procedimientos y metodologías para que las entidades eviten ser utilizadas como herramienta para lavar activos y/o financiar el terrorismo.
3.1. Recomendaciones internacionales sobre LA/FT.
La Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes del año 1988 y el Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000, determinaron la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Por otra parte, la Convención de las Naciones Unidas contra la Delincuencia Organizada Transnacional del año 2000 y la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción del año 2003, establecieron medidas preventivas, y la eficaz penalización de dichos actos.
A su vez, en el año de 1990 el Grupo de Acción Financiera, GAFI, diseñó cuarenta (40) recomendaciones para prevenir el lavado de activos y posteriormente estableció nueve (9) recomendaciones especiales contra el financiamiento del terrorismo, las cuales fueron actualizadas y unificadas en febrero de 2012, modificación que incluyó la prevención y la lucha contra la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
El 8 de diciembre de 2000 se creó en Cartagena de Indias, Colombia, el Gafilat como una organización intergubernamental de base regional que agrupa a 16 países de América del Sur y Centroamérica para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros.
Como resultado del diagnóstico adelantado por Colombia para prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo, se pudo establecer que por el crecimiento y desarrollo del sector del deporte podría ser susceptible de ser utilizado para la canalización de recursos ilícitos, situación que amerita implementar medidas y controles para mitigar el riesgo frente a estos delitos.
La Ley 1186 de 2009 y sentencia de revisión constitucional C-685 de 2009, Colombia aprobó el memorando de entendimiento firmado en Cartagena de Indias el 8 de diciembre del 2000, el cual creó y puso en funcionamiento el Grupo de Acción Financiera de Sudamérica contra el Lavado de Activos (hoy Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica, Gafilat) y determinó como objetivo reconocer y aplicar las recomendaciones del GAFI contra el blanqueo de capitales y las recomendaciones y medidas que en el futuro adopte.
A su turno, la Recomendación 34 del GAFI dispone que las autoridades competentes deberán establecer directrices y dar retroalimentación que ayuden, entre otras, a las actividades no financieras, a aplicar las medidas nacionales destinadas a combatir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y, en particular, a detectar y reportar operaciones sospechosas.
La Recomendación 28 en su literal b), señala que los países deben asegurar que las demás categorías de actividades y profesiones no financieras designadas (APNFD) estén sujetas a sistemas eficaces de regulación y supervisión. Esta actividad debe ser ejecutada por un supervisor o por un organismo autorregulador apropiado, siempre que dicho organismo pueda asegurar que sus miembros cumplan con sus obligaciones para combatir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
De igual manera, es necesario tener en cuenta las resoluciones 1267 de 1999, la 1373 de 2001, la 1718 y 1737 de 2006, la 1989 de 2011, la 2178 de 2014, la 2253 de 2015 y la Resolución 2270 de 2016 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, siendo el marco general en la política de lucha y prevención de la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
La Ley 1121 de 2006, “por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones”. Esta ley en su artículo 20 regula un procedimiento para la publicación y cumplimiento de las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional.
3.2. Normatividad vigente.
El artículo 113 de la Constitución Política en su último inciso señala que los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas, pero deben colaborar armónicamente para la realización de sus fines, dado que el lavado de activos y la financiación del terrorismo se han constituido como un riesgo y una amenaza en múltiples actividades de origen lícito, afectando la seguridad económica de todos los colombianos. Lo anterior motiva a que todos los organismos del Estado competentes, impulsen políticas públicas y procedimientos de prevención y detección de este fenómeno en el que confluyen grandes flujos de dinero.
A su vez, el artículo 10 de la Ley 526 de 1999 señala que las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, IVC, deben instruir a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información que deben reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF, de acuerdo con los criterios e indicaciones que de esta reciban, relacionados con la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Por su parte, el Decreto 1497 de 2002 que reglamentó la Ley 526 de 1999, hoy Decreto Único 1068 de 2015, en su artículo 2.14.2 dispone que las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar operaciones sospechosas, ROS, a la UIAF, de acuerdo con el literal d) del numeral 2º del artículo 102 y en los términos de los artículos 103 y 104 del estatuto orgánico del sistema financiero, cuando dicha unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les señale.
Por otra parte, el Acto Legislativo 02 de agosto 17 de 2000, “por el cual se modifica el artículo 52 de la Constitución Política de Colombia”, estableció como función del Estado la inspección, vigilancia y control de las organizaciones deportivas.
Por su parte, el artículo 56 de la Ley 49 de marzo 4 de 1993 establece la posibilidad de que el Presidente de la República delegue estas funciones en el director del Instituto Colombiano del Deporte:
“ART. 56.—El Presidente de la República podrá delegar, de conformidad con el artículo 211 de la Constitución Nacional, en el director del Instituto Colombiano del Deporte las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los organismos deportivos” (subrayado fuera de texto).
Mediante el Decreto 1227 de julio 18 de 1995, se delegaron en el director del Instituto Colombiano del Deporte las funciones de inspección, vigilancia, delegación reiterada en el artículo 34 del Decreto-Ley 1228 de julio 18 de 1995.
Por su parte, los artículos 36, 37 y 39 del mencionado decreto-ley establecieron respectivamente los sujetos de inspección, vigilancia y control, las funciones del director de Coldeportes sobre los organismos que conforman el sistema nacional del deporte y los medios para ejercer las mencionadas funciones.
Respecto a las funciones de inspección, vigilancia y control específicamente sobre los clubes profesionales, debemos acudir a lo establecido en el artículo 12 del Decreto 776 de abril 29 de 1996, facultades reiteradas en el artículo 10 de la Ley 1445 de mayo 12 de 2011.
Por su parte, en el Decreto 4183 de noviembre 3 de 2011, “por el cual se transforma al Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, establecimiento público del orden nacional en el Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre, Coldeportes, y se determinan su objetivo, estructura y funciones”, se estableció en el numeral 30 del artículo 4º como una de las funciones de Coldeportes, el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los organismos deportivos que conforman el sistema nacional del deporte, las cuales, según la estructura organizacional determinada, se encuentra a cargo de la dirección de inspección, vigilancia y control.
Adicionalmente, en el mismo decreto, en el artículo 19, que estipula las funciones de la dirección de inspección, vigilancia y control se establece que:
“1. Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre los organismos deportivos y demás entidades que conforman el sistema nacional de deporte sin perjuicio de lo que sobre este tema compete a estas entidades; así como adoptar la adopción de mecanismos de supervisión que contribuyan a lograr mayor eficiencia de los vigilados.
De esta manera, le corresponderá a Coldeportes y a la UIAF generar de manera conjunta las directrices propias del Siplaft y las obligaciones de reporte en el sector del deporte, dado que, en virtud de las disposiciones constitucionales y legales vigentes, la vigilancia del cumplimiento de las políticas públicas sobre LA/FT, le corresponde a Coldeportes.
La presente circular externa está dirigida a los representantes legales, socios, accionistas, revisores fiscales, la alta gerencia, los máximos órganos sociales, oficiales de cumplimiento, administradores y personas naturales o jurídicas que hacen parte de los clubes con deportistas profesionales vigilados por Coldeportes.
En razón a que esta circular tiene como objetivo proporcionar unas instrucciones administrativas generales para todos los clubes con deportistas profesionales supervisados por Coldeportes, en el diseño e implementación del sistema integral del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo, Siplaft, su ámbito de aplicación también incluye a todas las entidades que estén bajo inspección, vigilancia y control de Coldeportes.
Para la aplicación de la presente circular se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Accionistas: Son aquellas personas naturales o jurídicas que poseen acciones de un club profesional organizado como sociedad anónima.
Administradores: Son aquellas personas naturales que en los clubes profesionales organizados como corporaciones o asociaciones ejercen funciones como miembros del órgano de administración, y, en el caso de los clubes profesionales organizados como sociedades anónimas (3) , son aquellas personas naturales que ejercen los cargos de representante legal o miembros de juntas de acuerdo con los estatutos que ejerzan o detenten esas funciones.
Alta gerencia: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa o corporativa de la entidad. Son responsables del giro ordinario del negocio de la entidad y encargadas de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de la misma. Se incluyen también el director general o presidente ejecutivo y el contralor interno.
Asamblea: Máximo órgano de dirección de un organismo deportivo, conformado por la totalidad de los asociados o accionistas que se encuentren en ejercicio de sus derechos.
Asociados o aportantes: Son aquellas personas naturales o jurídicas que poseen derechos o aportes en un club profesional organizado como corporación o asociación sin ánimo de lucro.
Asociación o corporación: Son dos (2) de las formas asociativas que escogen los clubes profesionales para su constitución, las cuales tienen como características fundamentales que sus asociados persiguen como fin común fomentar, patrocinar y organizar la práctica del deporte sin ánimo de lucro, y que lo que pertenece a una corporación o asociación, no pertenece ni en todo ni en parte a ninguno de los individuos que la componen. Su actividad se rige por lo dispuesto en el Código Civil.
Beneficiario final: Para efectos del presente acto administrativo de conformidad con las recomendaciones del GAFI se entenderá como beneficiario final a la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a las personas que ejercen el control efectivo final o tienen una titularidad por el 25% o más de una persona jurídica.
Certificado de existencia y representación legal: Documento en el que se indica la situación de la personería jurídica de los organismos deportivos así como también la persona natural que ostenta la representación legal de los mencionados organismos deportivos, incluyendo relación de integrantes del órgano de administración y del órgano de control, el cual es expedido por Coldeportes para el caso de los clubes profesionales organizados como corporaciones o asociaciones, y por las cámaras de comercio de la correspondiente jurisdicción en el caso de los clubes profesionales organizados como sociedades anónimas.
Cliente: De acuerdo con definición de cliente sugerida por la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas de la Organización de Estados Americanos, Cicad-OEA, se entiende como cliente todas aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece, de manera ocasional o permanente, una relación contractual de carácter financiero, económico o comercial.
Clubes profesionales: Los clubes profesionales son organismos de derecho privado que cumplen funciones de interés público y social, organizados como corporaciones o asociaciones deportivas sin ánimo de lucro o sociedades anónimas, constituidos por personas naturales o jurídicas, para el fomento, patrocinio y práctica de uno o más deportes, con deportistas bajo remuneración.
Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la empresa.
Debida diligencia: Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe como actuar con el cuidado que sea necesario para evitar la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido económico y proactiva, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas.
Evento: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en el club profesional durante un intervalo particular de tiempo (4) .
Factores de riesgo de LA/FT: Son aquellas circunstancias y características de los clientes y/o contraparte, personas naturales y jurídicas, y de las operaciones que hacen que exista una mayor probabilidad de corresponder con una operación sospechosa de LA/FT.
Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal (5) .
Fuentes de riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT en un organismo deportivo y se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarle este riesgo en las operaciones, negocios o contratos que realiza.
Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas y procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.
Grupo de Acción Financiera Internacional, GAFI: Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.
Herramientas de Siplaft: Son los medios que utiliza la entidad para prevenir que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones intentadas, inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las señales de alerta, indicadores de operaciones inusuales, programas para administración de riesgos empresariales y hojas electrónicas de control.
Inspección, vigilancia y control: Atribución de Coldeportes respecto de cualquier organismo deportivo que integre el sistema nacional del deporte, dentro de los cuales se encuentran los clubes profesionales, para confirmar y analizar de manera ocasional, la información que requiera sobre su situación jurídica, contable, económica y administrativa, para ordenar los correctivos necesarios para subsanar una situación crítica de orden jurídico, contable, económico o administrativo, y para velar de forma permanente que sus actuaciones se ajusten a la ley y a los estatutos, en su formación, funcionamiento y desarrollo de su objeto social.
Junta directiva: Es el órgano colegiado elegido por la asamblea de accionistas y el cual tendrá, salvo disposición estatutaria en contrario, atribuciones suficientes para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social y para tomar las determinaciones necesarias en orden a que el club profesional organizado como sociedad anónima cumpla sus fines.
LA/FT: Sigla de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Legislación deportiva: Normatividad de carácter especial que rige para los organismos que integran el sistema nacional del deporte.
Listas nacionales e internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras.
Oficial de cumplimiento: Es un funcionario directo de la entidad vigilada encargado de verificar el cumplimiento de los manuales y políticas de procedimiento de la entidad, así como de la implementación del Siplaft.
Es un funcionario de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad, que depende directamente del órgano de administración o dirección dentro de la estructura organizacional y funcional de la entidad, y es nombrado por la junta directiva o quien haga sus veces. A su vez, es el encargado de realizar los reportes a la UIAF y a Coldeportes. Dicho funcionario podrá ser nombrado con la entrada en vigencia de la presente circular o su función podrá ser delegada a un funcionario ya existente en la entidad vigilada, siempre y cuando reúna las condiciones señaladas en esta circular, nombrándolo como cargo adjunto o de desempeño alterno a otra función que realice en la entidad.
Operación intentada*: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos por la empresa no permitieron realizarla. Estas operaciones también deberán reportarse de forma inmediata a la UIAF.
Operación inusual*: Es aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la empresa o, que por su número, cantidad o características no se ajusta a las pautas de normalidad establecidas por la empresa para un sector, una industria o una clase de contraparte.
Operación sospechosa*: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas de manera inmediata a la UIAF.
Órgano de administración: Es el órgano colegiado elegido por la asamblea de asociados responsable de la administración del respectivo club profesional organizado como corporación o asociación.
Personas expuestas políticamente, PEP: Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan o han manejado recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan o gozaron de reconocimiento público. Las PEP extranjeras son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas prominentes en otro país, como por ejemplo los jefes de Estado o de gobierno, políticos de alto nivel, funcionarios gubernamentales o judiciales de alto nivel o militares de alto rango, ejecutivos de alto nivel de corporaciones estatales, funcionarios de partidos políticos importantes. Las PEP domésticas son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas internamente, a los cuales les aplica los mismos ejemplos que las PEP extranjeras mencionadas anteriormente. Las personas que cumplen o a quienes se les han confiado funciones prominentes por una organización internacional se refiere a quienes son miembros de la alta gerencia, es decir, directores, subdirectores y miembros de la junta o funciones equivalentes. La definición de PEP no pretende cubrir a individuos en un rango medio o más subalterno en las categorías anteriores (6) .
Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en la entidad. Deben hacer parte del proceso de gestión del riesgo de LA/FT.
Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la entidad y están dirigidos al oficial de cumplimiento y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.
Representante legal: Persona natural responsable del organismo deportivo tanto para asuntos internos como externos; para este último requiere la inscripción respectiva ante la autoridad competente.
Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad, por su propensión a ser utilizada directa o a través de sus operaciones, como instrumento para cometer los delitos de lavado de activos o la canalización de recursos para la financiación del terrorismo.
Riesgos asociados al LA/FT: Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: contagio, legal, operativo y reputacional.
Riesgo de contagio: En el marco de Siplaft, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad directa o indirectamente, por acción de una persona natural o jurídica que posee vínculos con la entidad.
Riesgo legal: En el marco de Siplaft, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
Riesgo operativo: En el marco de Siplaft, es la probabilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura, por fraude y corrupción, o por la ocurrencia de acontecimientos externos, entre otros.
Riesgo reputacional: En el marco del Siplaft, es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, verdadera o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause una disminución de su base de clientes, disminución de los negocios o ingresos, o incurrir en procesos judiciales.
Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, cuya evaluación se efectúa sin considerar el efecto de los mecanismos de mitigación y de control.
Riesgo neto o residual: Es el nivel resultante del riesgo después de la aplicación de los mecanismos de control o mitigación existentes a los riesgos inherentes.
Señales de alerta*: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Son realizadas por personas naturales o jurídicas que presentan como actividad económica principal o secundaria aquellas relacionadas con el sector salud y que pueden llegar a presentar a manera de ejemplo las siguientes situaciones (7) :
Sistema nacional del deporte: Es el conjunto de organismos articulados entre sí, para permitir el acceso de la comunidad al deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre, la educación extraescolar y la educación física.
Siplaft: Siglas del sistema integral para la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Unidad de Información y Análisis Financiero, UlAF: Es una unidad administrativa especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Asimismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.
El Siplaft es el sistema de prevención y control que deben implementar los clubes con deportistas profesionales para la adecuada gestión del riesgo de LA/FT, para lo cual deberán adoptar procedimientos y herramientas que contemplen todas las actividades que realizan en desarrollo de su objeto social y que se ajusten a su tamaño, actividad económica, forma de comercialización y demás características particulares.
Asimismo, el Siplaft debe comprender el diseño, aprobación e implementación de políticas y procedimientos para la prevención y control del riesgo de LA/FT. Las políticas y procedimientos que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del Siplaft y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad, sus empleados y socios.
Aquellas personas jurídicas que ya tienen implementadas políticas, procedimientos y/o sistemas de prevención y control del riesgo de LA/FT, deberán revisarlos para verificar que como mínimo cumplen con lo dispuesto en la presente circular, realizando las modificaciones a que haya lugar.
La adopción del Siplaft debe cumplir como mínimo con lo siguiente:
6.1. Etapas del Siplaft.
El Siplaft que implementen los clubes con deportistas profesionales debe comprender como mínimo las siguientes etapas:
6.1.1. Identificacióndelriesgo.
El Siplaft debe permitir reconocer, explorar exhaustivamente y documentar los riesgos inherentes de LA/FT en el desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo y señales de alerta que logre identificar la entidad mediante el desarrollo normal del negocio. Asimismo, debe identificarse el riesgo derivado de un nuevo producto o por la modificación de los existentes, así como situaciones que generen algún grado de incertidumbre por su magnitud o expectativas en el mercado o que supongan la intervención de terceros inversionistas, variación de coberturas, contratos o cualquier otra operación de los agentes.
Para identificar el riesgo de LA/FT, los clubes con deportistas profesionales deben como mínimo establecer metodologías para la segmentación de los factores de riesgo. Al aplicar estas metodologías, los clubes deben estar en capacidad de identificar los factores de riesgo de LA/FT, los efectos potenciales y los riesgos asociados. Las entidades supervisadas podrán seleccionar las metodologías y técnicas que consideren más adecuadas, dentro de las que se encuentran encuestas, entrevistas estructuradas con expertos, talleres, lluvia de ideas, técnicas de escenarios, entre otras.
6.1.2. Prevención.
El Siplaft debe permitir a los clubes profesionales obligados, identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo y señales de alerta identificadas en la presente circular incluidas las que logre identificar cada club durante el desarrollo normal de su objeto social.
6.1.3. Control.
Los clubes profesionales deben tomar las medidas conducentes a controlar el riesgo inherente al que se ven expuestos, en razón de los factores de riesgo y de los riesgos asociados. Para esto las entidades deben como mínimo establecer las metodologías para definir las medidas de control del riesgo de LA/FT, los niveles de exposición y efectuar los reportes de operaciones sospechosas a la UIAF.
6.1.4. Políticas.
Son los lineamientos que deben adoptar los clubes profesionales en relación al Siplaft. Durante cada una de las etapas del Siplaft se debe contar con políticas claras y aplicables.
6.1.5. Diseño.
El diseño de las políticas para la implementación del Siplaft en cada uno de los clubes profesionales obligados, es responsabilidad de los miembros del órgano de administración, en los clubes constituidos como corporaciones y asociaciones, y de la junta directiva en los clubes constituidos como sociedades anónimas.
6.1.6. Aprobación.
El máximo órgano social de cada club profesional, es decir, la asamblea de asociados o de accionistas, según el caso, será el responsable de aprobar las políticas del Siplaft que se aplicarán en cada uno de los clubes profesionales en cumplimiento de lo establecido en la presente circular. Aquellos clubes que ya tienen implementadas políticas o sistemas de prevención y control del riesgo de LA/FT, deberán revisarlas para verificar que como mínimo cumplen con lo dispuesto en la presente circular, realizando para tal efecto las modificaciones a que haya lugar.
6.1.7. Constanciadelaaprobación de las políticas.
La aprobación de las políticas del Siplaft debe quedar debidamente documentada mediante acta de reunión de asamblea que será consignada en el respectivo libro de actas registrado ante la autoridad competente.
6.1.8. Comunicacióndepolíticas.
Las políticas y procedimientos adoptados para la implementación del Siplaft deberán ser comunicadas a todos los empleados, asociados, socios, gerentes y demás personas que tengan vinculación con el club profesional, con el fin de asegurar que sean entendidas, implementadas y mantenidas en todos los niveles de la organización.
Asimismo, las políticas deben incluirse en el código de ética de cada club profesional para que oriente las actuaciones de sus funcionarios y en el cual se establecerán procedimientos sancionatorios y consecuencias frente a su incumplimiento.
6.2. Procedimientos.
El Siplaft tiene como objetivo fundamental minimizar la posibilidad de que a través de las distintas actividades que desarrollan los clubes profesionales se introduzcan recursos provenientes de lavado de activos o se financie el terrorismo.
En consecuencia, el Siplaft debe velar porque cada club profesional adopte los controles que permitan reducir la posibilidad de que las operaciones, negocios y contratos que se hayan realizado o se intenten realizar, sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a actividades de lavado de activos o para financiar terrorismo.
Por otro lado, el control implica la detección de las operaciones que no se ajustan a la normalidad del negocio y el análisis correspondiente para determinar si se tratan de posibles operaciones sospechosas.
6.2.1. Diseño.
El diseño de los procedimientos para la implementación del Siplaft es responsabilidad de los miembros del órgano de administración y de la junta directiva, según el caso.
6.2.2. Aprobación.
La asamblea de asociados o accionistas, según el caso, será la responsable de aprobar el manual de procedimientos del Siplaft que se aplicarán en el club profesional para el cumplimiento de la presente circular.
Aquellos clubes profesionales que ya tienen implementados procedimientos de prevención y control del riesgo de LA/FT, deberán revisarlos para verificar que como mínimo cumplen con lo dispuesto en la presente circular, realizando para tal efecto las modificaciones a que haya lugar.
6.2.3. Contenido.
En este sentido, el Siplaft de cada club profesional de debe estar conformado por medidas y procedimientos suficientes que permitan dar cumplimiento a este objetivo, y contemplar por lo menos las siguientes:
6.2.3.1. IdentificacióndelassituacionesquelegenerenriesgodeLA/FTenlasoperaciones,negociosocontratosquerealizaelclubprofesional.
Los procedimientos para la prevención del riesgo de LA/FT deben establecer cada una de las etapas para su verificación, y contemplar todas las operaciones, negocios y contratos que realiza el club profesional, con el propósito de identificar las situaciones que puedan generarle riesgo de LA/FT.
Esta identificación implica evaluar los cambios y la evolución de los controles y de los perfiles de riesgo inherente y residual en situaciones tales como operaciones con contrapartes, productos, canales de distribución y jurisdicción territorial.
La identificación puede hacerse a través del examen a los procesos establecidos, o consultando la experiencia y opiniones de los asociados, accionistas, administradores y empleados, o cualquier otro medio útil para tal fin.
Una vez identificadas las situaciones que puedan generarle riesgo de LA/FT, según las fuentes de riesgo, el oficial de cumplimiento debe elaborar una relación y dejar documentado el análisis de cada una, con el fin de implementar los controles necesarios y facilitar su seguimiento.
6.2.3.2. Acreditarprocesosdedebidadiligencia.
Para poder acreditar los procesos de debida diligencia, además de consultar las fuentes de información a que tenga acceso el club profesional, se deberán verificar las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional, además de los siguientes:
6.2.3.2.1. Conocimientodelosclientes.
La debida diligencia en el conocimiento de los clientes o contrapartes será implementada según las características particulares del negocio.
Si no es posible la identificación plena del cliente, se deberá establecer un proceso de debida diligencia cuando se trate de una transacción que no se ajuste a la normalidad del negocio por las cantidades transadas o por su forma de pago.
Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del cliente, y en aquellos casos en los que la transacción así lo permita, cada club profesional debe verificar la identidad del cliente, su dirección y teléfono y cualquier otra información adicional que se considere pertinente.
La información suministrada por el cliente, así como el nombre de la persona que la verificó debe quedar debidamente documentada, con fecha y hora, para efectos probatorios de la debida y oportuna diligencia.
Para el análisis de las operaciones con clientes, cada club profesional debe construir una base de datos que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras.
6.2.3.2.2. Sancionesfinancierasdirigidas(Terrorismo.Financiamientodel terrorismo y proliferación).
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a financiamiento del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, en consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las recomendaciones 6 y 7 del Grupo de Acción Financiera Internacional, GAFI, los sujetos obligados durante la aplicación del sistema de administración de riesgos ALA/CFT, deberán hacer seguimiento y monitoreo permanentemente a las resoluciones 1267 de 1999, 1988 de 2011, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006 y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen.
En el evento de encontrar cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre, administración o control de cualquier país, persona y/o entidad designada por estas resoluciones, el oficial de cumplimiento o funcionario responsable, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento del vicefiscal general de la Nación a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas entidades, guardando la respectiva reserva legal.
6.2.3.2.3. Paísesdemayorriesgo.
Acorde a las recomendaciones del GAFI los sujetos obligados deben aplicar medidas de debida diligencia intensificada a las relaciones comerciales y transacciones con personas naturales y jurídicas, e instituciones financieras, procedentes de países para los cuales el GAFI hace un llamado en este sentido. El tipo de medidas de debida diligencia intensificada que se aplique debe ser eficaz y proporcional a los riesgos.
6.2.3.2.4. Conocimientodepersonasexpuestaspolíticamente.
Si el club profesional celebra operaciones con personas expuestas políticamente, como lo son aquellas que gozan de reconocimiento público, o que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos, se debe indagar sobre la autorización para contratar o negociar otorgada por el órgano competente para los eventos en los que los servicios adquiridos no sean para su beneficio personal, así como establecer el origen de sus recursos.
En todo caso, los procesos para el conocimiento de esta clase de clientes deberán ser más estrictos, y en lo posible la negociación ser aprobada por una instancia superior al interior del club profesional.
En el caso de PEP, por considerarse como un elemento de alto riesgo, se debe obtener la aprobación de la alta gerencia antes de establecer (o continuar, en el caso de los clientes existentes), esas relaciones comerciales y realizar permanentes monitoreos intensificados sobre esa relación.
En este tema es primordial que el club profesional adopte las medidas necesarias para no ser utilizada en la canalización de recursos provenientes de actos de corrupción, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
6.2.3.2.5. Conocimientodelossocios,asociadosyaccionistas.
El Siplaft que se adopte en cada uno de los clubes profesionales debe contemplar herramientas que permitan establecer plenamente la identidad de sus socios, asociados y accionistas, confirmar sus datos y tenerlos actualizados permanentemente.
6.2.3.2.6. Conocimientodetrabajadores,empleadosyproveedores.
El club profesional obligado debe verificar los antecedentes de sus trabajadores, empleados y proveedores antes de su vinculación y realizar por lo menos una actualización anual de sus datos.
Cuando se detecten comportamientos inusuales en cualquier persona que labore en la empresa, se debe analizar tal conducta.
6.2.3.2.7. Debidadiligenciaampliada.
Acorde a las recomendaciones de GAFI, los sujetos obligados de esta circular deben aplicar medidas de debida diligencia intensificadas a las relaciones comerciales y transacciones con personas naturales y jurídicas, procedentes de países para los cuales el GAFI hace un llamado en este sentido. El tipo de medidas de debida diligencia intensificada que se aplique debe ser eficaz y proporcional a los riesgos.
6.2.3.2.8. Informaciónmínimaparaefectuarelconocimientodelcliente.
El conocimiento del cliente no solo debe realizarse de manera previa y posterior a la relación o vinculación con el correspondiente club profesional, sino que deberá mantenerse durante todo el tiempo en el que esta se mantenga. El formato de vinculación de clientes deberá incluir como mínimo, la siguiente información, según el caso:
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Descripción |
Persona natural |
Persona jurídica |
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Nombre y apellidos completos o razón social según el caso |
X |
X |
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Número de identificación: Cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería, carné diplomático, pasaporte o NIT |
X |
X |
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Nombre y apellidos completos del representante |
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X |
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Dirección y teléfono del representante del cliente |
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X |
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Lugar y fecha de nacimiento |
X |
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Dirección y teléfono residencia |
X |
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Ocupación, oficio o profesión |
X |
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Declaración voluntaria de origen de los fondos |
X |
X |
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Declaración del cliente sobre si tiene o no la condición de persona políticamente expuesta, PEP |
X |
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Firma y huella del diente (Será la del representante en caso de las personas jurídicas) |
X |
X |
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Fecha de diligenciamiento del formulario y nombre e identificación del funcionario del club que lo diligencia |
X |
X |
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Verificación en las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas de acuerdo al numeral 6.2.3.2.2 |
X |
X |
6.2.3.3. Determinarelmontomáximodeefectivoquepuedemanejarsealinteriordelaempresaportipodecliente.
Para prevenir el riesgo de LA/FT, cada club profesional debe establecer controles y procedimientos para reglamentar la máxima cantidad de dinero en efectivo que puede operarse con los diferentes segmentos de clientes y, en lo posible, utilizar los medios de pago que ofrecen las instituciones financieras.
Aquellos clubes profesionales que tengan un alto volumen de manejo de efectivo, deben ser más rigurosos en las medidas de prevención y control.
6.2.3.4. Establecerherramientasparaidentificaroperacionesinusualesosospechosas.
Cada club profesional deberá establecer herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas.
Dichas herramientas pueden consistir en la utilización de aplicativos tecnológicos, como por ejemplo, hojas electrónicas, que generen alertas y que permitan la consolidación de información de manera periódica, y la generación de indicadores a partir de los cuales se pueda inferir la existencia de situaciones que escapen al giro ordinario de sus operaciones y le permitan monitorear operaciones efectuadas por todos los clientes del club profesional.
Estas herramientas deben atender cada uno de los componentes del negocio, de acuerdo con la naturaleza específica de los clubes profesionales y, teniendo en cuenta, sus características particulares tales como tamaño, ubicación geográfica, sus tipos de clientes o cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado para controlar el riesgo de LA/FT.
Para detectar operaciones inusuales o sospechosas es necesario conocer el día a día la actividad, así como a sus asociados o accionistas y clientes, con el fin de identificar aquellas situaciones que no se ajustan a las circunstancias normales.
Una vez identificada y analizada una operación inusual o sospechosa, deben conservarse los soportes físicos que dieron origen a su calificación en una u otra categoría, y contar con el adecuado nivel de seguridad, contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma de forma tal, que sea posible su consulta solo por quienes estén autorizados y con el fin de que cuando sean solicitados puedan ser remitidos de forma oportuna y eficiente a la UIAF, o a las entidades judiciales.
Tanto las políticas como el manual de procedimientos de la entidad deben estar a disposición del Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre, Coldeportes, con el fin de verificar si se da o no cumplimiento con lo establecido en la presente circular.
Sin perjuicio de otras funciones asignadas, para la implementación del Siplaft se deben establecer como mínimo las siguientes funciones a cargo de los miembros de los órganos de administración o juntas directivas, del oficial de cumplimiento y del revisor fiscal de cada club profesional de los que trata esta circular.
7.1. Órgano de administración y junta directiva.
Para la implementación del Siplaft se deberán asignar como mínimo las siguientes funciones a los miembros del órgano de administración o de la junta directiva, según se trate de clubes profesionales constituidos como corporaciones y asociaciones, o como sociedades anónimas:
7.2. Oficial de cumplimiento.
La persona designada oficial de cumplimiento le corresponde desempeñar como mínimo las siguientes funciones:
7.2.1. Contenido de los informes del oficial de cumplimiento.
Estos informes son confidenciales y deben referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
7.2.2. Requisitos del oficial de cumplimiento.
El oficial de cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:
El nombramiento del oficial de cumplimiento se deberá informar al Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre, Coldeportes, remitiendo para tal fin, el acta de reunión de órgano de administración o de junta directiva en el que evidencie su nombramiento, copia de su cédula de ciudadanía y del documento que acredite su conocimiento en materia de administración de riesgos. Así mismo, deberá registrarse ante la UIAF en los términos que lo establezca esta unidad.
No podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas.
Para todos los efectos, se entenderá que tiene las funciones de oficial de cumplimiento la persona de quien se informe al Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre, Coldeportes.
La designación del oficial de cumplimiento no exime a los administradores y demás empleados del club profesional de la obligación de comunicar sobre la ocurrencia de operaciones inusuales, sospechosas o intentadas.
7.3. Revisor fiscal.
De conformidad con lo previsto en los numerales 1º, 2º y 3º del artículo 207 del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá cerciorarse de que las operaciones, negocios y contratos que celebre el club profesional correspondiente, se ajustan a las instrucciones y políticas aprobadas por la asamblea.
Igualmente el revisor fiscal deberá dar cumplimiento al artículo 27 del Ley 1762 de 2015, el cual adiciona al artículo 207 del Código de Comercio, un nuevo numeral, el cual dice:
“Artículo 207 (...).
Así mismo, deberá dar cuenta por escrito a la asamblea y al órgano de administración o junta directiva, según corresponda, sobre el cumplimiento o incumplimiento a las disposiciones contenidas en el Siplaft.
De igual forma, deberá poner en conocimiento del oficial de cumplimiento, las inconsistencias y falencias que detecte respecto a la implementación del Siplaft o de los controles establecidos.
Finalmente, deberá rendir los informes que sobre el cumplimiento a las disposiciones contenidas en esta circular y, en consecuencia, debe establecer las medidas necesarias que le permitan cumplir con lo señalado en el presente numeral.
Las entidades deben contar con la infraestructura tecnológica necesaria para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT, al contar con soporte tecnológico acorde con sus actividades y que cumpla como mínimo con las siguientes características:
Los reportes mencionados en este acápite tendrán como destinatario exclusivo por sus facultades legales de Inteligencia a la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF. Lo anterior implica que no deberán remitir copia de estos registros a Coldeportes.
9.1. Reportes internos.
Los reportes internos son aquellos de uso exclusivo del club profesional.
9.2. Reportes a la UIAF.
Los reportes deben ser entregados en la forma que disponga la UIAF, conforme a las instrucciones impartidas por esta entidad en el instructivo anexo o consultando la página de internet: www.uiaf.gov.co.
9.2.1. Reporte de operaciones intentadas y operaciones sospechosas, ROS.
Una operación intentada o una operación sospechosa deben reportarse como ROS directamente a la UIAF y de manera inmediata, entendiéndose por inmediato el momento a partir del cual el club profesional toma la decisión de catalogar la operación como intentada o sospechosa.
Para el efecto, no se requiere que el club profesional tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en la presente circular y/o dentro del manual de políticas de la misma entidad.
El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para el club reportante, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995 (8) .
Los soportes de la operación reportada se deben organizar y conservar como un tiempo mínimo por cinco (5) años, dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.
Ninguna persona del club profesional podrá dar a conocer que se ha efectuado el reporte de una operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto del artículo 11 de la Ley 526 de 1999.
9.2.2. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas, ROS.
Si durante el mes inmediatamente anterior el club profesional no evidenció ninguna situación que genere la realización de un reporte de operación sospechosa, dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente, deberá reportar a la UIAF que durante el mes anterior no efectuaron reporte de operaciones sospechosas.
9.2.3. Reporte de transferencia de derechos deportivos de jugadores.
Los clubes con deportistas profesionales deberán remitir a la Unidad de Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, UIAF, dentro de los diez (10) días siguientes al semestre inmediatamente anterior, la información correspondiente a la cesión o transferencia de los derechos deportivos de los jugadores, tanto en el ámbito nacional como internacional.
9.2.4. Reporte de accionistas o asociados (9) .
Los clubes con deportistas profesionales deberán remitir semestralmente a la Unidad de Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, UIAF, la información correspondiente a sus accionistas o asociados, indicando para tal efecto los nombres y apellidos o razón social, la identificación personal y tributaria, el aporte realizado, el número de acciones, el valor y porcentaje de la participación en relación con el capital social, así como cualquier novedad en dicha relación.
Lo anterior sin perjuicio del deber de remitirlos cuando la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF, lo solicite.
9.2.5. Reporte de taquilla (10) .
Los clubes con deportistas profesionales deberán remitir a la Unidad de Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, UIF, dentro de los diez (10) días siguientes al semestre inmediatamente anterior, la información correspondiente a captación de taquilla dentro o fuera del territorio nacional.
9.2.6. Reporte de patrocinio, donaciones, derechos de televisión y/o publicidad (11) .
Los clubes con deportistas profesionales deberán remitir a la Unidad de Información y Análisis Financiero del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, UIAF, dentro de los diez (10) días siguientes al semestre inmediatamente anterior, la información correspondiente a patrocinio o donaciones y publicidad realizadas por cualquier persona natural o jurídica con destino al club.
9.2.7. Otros reportes (12) .
Los demás reportes que de acuerdo con su competencia exija la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF, deberán ser remitidos a esa entidad bajo las condiciones que ella establezca.
La entidad obligada y el oficial de cumplimiento, o quien haga sus veces, le corresponderá garantizar la reserva del reporte de una operación sospechosa remitido a la UIAF, según lo previsto en la Ley 526 de 1999.
10.1. Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios y contratos.
Cada club profesional deberá establecer reglas específicas que prohíban la realización de actividades, negocios y contratos sin que exista el respectivo soporte interno y externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Todo documento que acredite transacciones, negocios o contratos de la empresa, además de constituir el soporte de la negociación y del registro contable, constituye el respaldo probatorio para cualquier investigación que puedan adelantar las autoridades competentes.
Los soportes de las operaciones se deben organizar y conservar como un tiempo mínimo por cinco (5) años, dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.
10.2. Control.
Una vez implementadas las políticas aprobadas y los controles, cada club profesional deberá verificar permanentemente que estos están operando de manera oportuna y eficiente.
En consecuencia, deberá adoptar las medidas necesarias para corregir las falencias encontradas y dar adecuado cumplimiento al Siplaft.
Los clubes profesionales deberán brindar capacitación a todos sus empleados sobre las políticas, procedimientos, herramientas y controles adoptados para dar cumplimiento al Siplaft, como mínimo una vez al año.
Como resultado de esta capacitación el personal debe estar en la capacidad de identificar cuando una operación es intentada, inusual o sospechosa, cuándo debe reportarse, el medio para hacerlo y a quién.
La capacitación debe ser implementada como una cultura de la organización, y ser considerada en los procesos de inducción de los empleados nuevos.
Se debe dejar constancia de las capacitaciones realizadas en actas donde se indique como mínimo la fecha, el tema tratado y el nombre de los asistentes.
Los clubes profesionales deben mantener a disposición del Departamento Administrativo del Deporte la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre, Coldeportes, los siguientes documentos:
Cada supervisor debe establecer que elaborará guías y realizará capacitaciones y efectuará retroalimentaciones respecto a los alcances y cumplimiento de la disposición sobre el sistema de administración de riesgos ALA/CFT.
La presente circular rige a partir de su expedición. No obstante lo anterior, para la implementación del Siplaft por parte de clubes profesionales sujetos a esta circular y que no la hubieran implementado con anterioridad, se establece como plazo máximo el día 31 de marzo de 2017.
Los clubes profesionales que han venido presentando a la UIAF reportes de operaciones intentadas y operaciones sospechosas (numeral 9.2.1), reportes de ausencia de operaciones sospechosas (numeral 9.2.2), reportes de transferencia de derechos deportivos (numeral 9.2.3) y reportes de accionistas o asociados (numeral 9.2.4), deberán seguirlo haciendo de la misma manera hasta el 31 de diciembre del 2016. Luego de dicha fecha entrarán en vigencia las condiciones descritas en la presente circular externa para los reportes en cuestión. Lo anterior significa que el primer reporte semestral de transferencia de derechos deportivos se presentará el 1º de julio de 2017, reportando las transferencias realizadas entre los meses de enero y junio del año 2017.
En cuanto al reporte de taquilla (numeral 9.2.5), y el reporte de patrocinio, donaciones, derechos de televisión y/o publicidad (9.2.6), estos entrarán en vigencia desde el día 1º de julio de 2017, día en el cual se presentará la información correspondiente al primer semestre del año 2017.
El Departamento Administrativo del Deporte, la Recreación, la Actividad Física y el Aprovechamiento del Tiempo Libre, Coldeportes, se encargará de realizar la respectiva socialización entre los clubes profesionales encargados de su cumplimiento.
El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular, dará lugar al adelantamiento del correspondiente procedimiento administrativo sancionatorio, de conformidad con lo previsto en el artículo 38 del Decreto-Ley 1228 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
NOTA:Esta Circular Externa fuè publicada en el DIARIO OFICIAL No. 50214 DE ABRIL 24 DE 2017
(1) GAFI (Grupo de Acción Financiera Internacional); organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.
(2) Gafilat (Grupo de Acción Financiera Internacional de Sudamérica).
(3) Definición establecida en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995.
(4) Ibídem.
(5) L. 599/2000 (Código Penal). Artículo 345, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006, y por el artículo 16 de la Ley 1453 de 2011: Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
(6) Las recomendaciones del GAFI. Estándares Internacionales sobre la lucha contra el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y la proliferación. Febrero 2012.
(7) La lista que a continuación se ofrece es enunciativa. La mención de un comportamiento o una actividad no establece por sí sola que se trate de una operación sospechosa; se requiere verificar otros elementos relativos a la actividad cuestionada que avalen esta percepción.
(8) “Artículo 42. Cuando se suministre la información de que trata el artículo 40 de la presente ley, no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad, en concordancia con el artículo 102 del Decreto-Ley 663 de 1993”.
(9) Ibídem.
(10) Ibídem.
(11) Ibídem.
(12) Ibídem.